Klasse Zukunft

Digitale Kommunikation im Team

Digitale Kommunikation im Team

E-Mail, Messenger, Teamchat, Videokonferenz,…

Hier erfahrt ihr, wie euer Team digital kommunizieren kann. Denn Smartphones, Tablets und Laptops bieten eine Vielzahl an Anwendungsmöglichkeiten für den digitalen Austausch in eurer Schülerfirma.

Aus der Schülerfirmenpraxis

Die meisten Schüler:innenfirmen treffen sich lieber in der realen Welt. Aber digital geht natürlich auch, und das ist oft praktischer und schneller so. Das funktioniert z. B. mit den Videocallmöglichkeiten, die von der Schule zur Verfügung gestellt werden. Über die mySchüfi-App könnt ihr miteinander kommunizieren und Arbeitsabläufe organisieren. Solche Tools sammeln nicht so viele Daten von den Nutzer:innen und dürfen offiziell in der Schule genutzt werden.

Aktuelles aus der Arbeitswelt

Digitale Kommunikation hilft, große Distanzen zu überwinden und schnelle Entscheidungen treffen zu können. Zahlreiche Anbieter:innen bieten Unternehmen Gesamtpakete für die interne Kommunikation an. Dazu zählen neben E-Mails auch Teamchats, Programme für Projektmanagement und Videokonferenzen bis hin zu eigenen Social Intranetlösungen, eine Art Mini-Facebook, nur für das Unternehmen. Manche IT- und Software Unternehmen verzichten schon wieder auf E-Mails und kommunizieren nur noch per Teamchat. Aufgaben werden über Projektmanagementprogramme verteilt, die sich an der KANBAN Methode orientieren, und Besprechungen werden per Videokonferenz durchgeführt. Aber auch kleine und mittelständische Betriebe wie Handwerksunternehmen, nutzen digitale Kommunikationswege.

Digitale Kommunikation im Team

So funktioniert es

Allgemeine Informationen

Wer übernimmt welche Aufgabe? Welche Idee gefällt wem am besten? Ohne Kommunikation können Menschen keine Informationen austauschen, daher ist sie die Grundlage für jede Form von Teamarbeit. Digitale Geräte und neue Programme bieten eine Vielzahl an Möglichkeiten. Wenn ihr unsicher seid, welche Programme für euch am besten passen, werft doch mal einen Blick auf unsere Entscheidungshilfe oder probiert einfach verschiedene Programme aus.

Bevor ihr euch für ein Programm entscheidet, solltet ihr unbedingt überlegen, wie wichtig euch der Schutz eurer Daten ist und prüfen, wie es die Anbieter:innen mit dem Datenschutz halten.

Unter Tools findet ihr unsere Empfehlungen.

Vorsicht: Bei vielen kostenlosen Versionen von Programmen bezahlt ihr am Ende mit euren Daten.

Anwendungsmöglichkeiten in Schülerfirmen

Ob Schülerfirma oder Großkonzern, digitale Kommunikation hilft, schnell und unkompliziert Informationen auszutauschen oder Absprachen zu treffen –  etwa über einen Messenger.

Ein Programm zum Projektmanagement hilft euch, Aufgaben zu verteilen, und jede:r kann nachsehen, was er oder sie bis wann zu tun hat. Und wenn man sich einmal nicht in der Schule treffen kann, bieten Videokonferenzen die Möglichkeit, sich trotzdem zu sehen und abzusprechen. Mithilfe einer Plattform wie der Schulcloud könnt ihr euch in eurem Raum austauschen und absprechen, Dateien ablegen und teilen sowie euch per Videokonferenz verabreden.

Voraussetzungen und Rahmenbedingungen

Was benötigt ihr / eure Schülerfirma, um digital zu kommunizieren?

  • Idealerweise hat jedes Mitglied der Schülerfirma Zugriff auf ein Smartphone / Tablet oder einen Laptop (im besten Fall mit Kamera)
  • Zugang zum Internet bzw. ausreichendes Datenvolumen
  • Erstellung eines (meist kostenlosen) Accounts bei den Anbieter:innen / Programmen eurer Wahl
  • Je nach Anbieter:in benötigt ihr ein gewisses Mindestalter zur Nutzung der Programme (z.B. 16 Jahre)

Schritt für Schritt zur digitalen Kommunikation im Team

Vorhandenes nutzen und überdenken

Habt ihr euch neu gegründet oder bisher nicht über digitale Wege miteinander kommuniziert? Dann könnt ihr direkt zu Punkt 1. springen.

Falls ihr bereits seit einiger Zeit als Schülerfirma arbeitet, solltet ihr als Erstes den momentanen Stand eurer internen Kommunikation besprechen: Welche Kanäle und Medien nutzt ihr bereits? Was funktioniert gut und wo seht ihr Probleme? Anschließend können euch die nächsten Schritte weiterhelfen.

Das passende Kommunikationsmittel finden

Zunächst solltet ihr euch überlegen, welchen Zweck das Kommunikationsmittel erfüllen soll. Stellt euch die Frage: Wofür benötigen wir bestimmte Kommunikationswege? Außerdem solltet ihr darauf achten, dass alle die passenden Endgeräte wie Smartphones oder Tablets haben. Wenn ihr Dateien austauschen wollt, benötigt ihr eine Cloud oder ein E-Mail-Programm, welches über genügend Speicherplatz verfügt. Der E-Mail-Austausch ist generell geeignet, wenn ihr in Echtzeit miteinander reden müsst und die Nachrichten keine besondere Dringlichkeit haben. Geht es hingegen um kurze und eventuell dringliche Absprachen, eignet sich ein Messenger oder ein ähnliches Chat Tool. Wünscht ihr euch den direkten Kontakt und habt einiges zu besprechen (zum Beispiel in eurem wöchentlichen Teammeeting), könnt ihr eine Videokonferenz nutzen. Dafür benötigt ihr alle eine Kamera, eine stabile Internetverbindung und möglicherweise ein Headset. Benötigt ihr gleich mehrere Funktionen in einem Tool, eignen sich wiederum umfassendere Chat- und Kollaborationstools, bei denen ihr über verschiedene Chaträume verfügt, Dateien austauschen oder direkt eine Videokonferenz starten könnt.

Es ist wichtig, dass alle wissen, welches Kommunikationsmittel für welches Anliegen genutzt werden soll. So stellt ihr sicher, dass dringende Informationen rechtzeitig ankommen und die Anwendungen zum richtigen Zweck genutzt werden.

Kriterien für ein gutes Tool festlegen

Welches Tool sich für euch eignet, hängt davon ab, was euch wichtig ist und ob ihr bereit seid, dafür zu bezahlen. Es gibt eine Menge kostenlose Tools, die ihr verwenden könnt, die aber teilweise nur einen geringen Speicherplatz haben oder keinen guten Schutz eurer Daten garantieren.

Behaltet auch im Blick, welche Tools eure Schule zur Verfügung stellt. Es gibt Schulen, die über Schullernplattformen verfügen und die ihr eventuell auch für eure Schülerfirma nutzen könnt. Fragt einmal bei der verantwortlichen Lehrkraft nach, ob eure Schule bereits Kommunikationslösungen anbietet. Klärt die folgenden Fragen im Team und überlegt gemeinsam, was euch besonders wichtig ist.

  • Steht euch Geld für eine Software oder eine App zur Verfügung?
  • Wie wichtig ist euch, dass die Betreiber der Software oder der App ihren Sitz in einem Land mit anerkanntem gutem Datenschutz haben?
  • Wieviel Speicherplatz benötigt ihr (gilt zum Beispiel für E-Mail-Accounts)?
  • Welchen Stellenwert hat eine einfache und intuitive Handhabung für euch?
  • Über welche Funktionen muss die Anwendung verfügen?
Kommunikationsregeln festlegen

Für eine gute digitale Kommunikation ist es wichtig, gemeinsam Regeln festzulegen. Wichtig ist, dass ihr diese Regeln gemeinsam aufstellt und alle dem Regelkatalog zustimmen. Hier sind einige Hilfestellungen:

  • Wann seid ihr zu erreichen und wann nicht? (Vielleicht möchtet ihr nicht am Wochenende oder nach 18 Uhr angeschrieben werden.)
  • Wie werden Termine eingehalten und wann werden Termine abgesagt?
  • Während einer Videokonferenz (vor allem, wenn ihr ein großes Team seid): Braucht ihr eine Moderation? Ein Protokoll? Wer bereitet den Termin vor? Wenn eine Person etwas kommentieren möchte oder etwas zu sagen hat, dann gibt es in vielen Videokonferenz Tools die Möglichkeit eine (virtuelle) Hand zu heben oder ihr schreibt euren Namen in den Chat, damit die Moderation weiß, dass ihr etwas sagen wollt.

ACHTUNGSZEICHEN Onlinekommunikation ist nicht das Gleiche wie ein persönliches Gespräch: Konflikte können gerade bei der schriftlichen Kommunikation entstehen, wenn beispielsweise der Tonfall unterschiedlich interpretiert wird. Ironie solltet ihr daher in der schriftlichen Kommunikation besser lassen. Versucht euch klar und sachlich auszudrücken und sprecht im Team regelmäßig darüber, wie es euch mit der Kommunikationsweise geht.

ACHTUNGSZEICHEN Wenn man in einem Team mehrere Kommunikationstools nutzt, kann es schnell passieren, dass man den Überblick verliert oder die benötigten Informationen nicht direkt findet, weil man sie an einem anderen Ort vermutet. Stellt sicher, dass ihr einen guten Überblick behaltet und alle wissen, welches Tool sie für welchen Zweck nutzen und wo welche Informationen abgelegt werden (Beispiel: Nutzt ihr immer den gleichen Link für eure wöchentliche Videokonferenz? Wissen alle, wo der zu finden ist?).

Checkliste – darauf müsst ihr achten

Datenschutz: Mittlerweile gibt es eine Vielzahl (kostenloser) Programme, die ihr problemlos nutzen könnt. Bevor ihr euch für ein Programm entscheidet, solltet ihr unbedingt den Datenschutz überprüfen. Bei jedem Tool gibt es eine Datenschutz-Checkliste. Ihr solltet euch gut überlegen, ob ihr eure Daten für die Nutzung eintauschen wollt. Verwendet Tools, die datensparsam sind, wenn möglich ohne eure eigenen Handynummern oder persönliche E-Mail-Adressen angeben zu müssen.
Mindestalter für die Nutzung: Je nach Anbieter:in benötigt ihr ein gewisses Mindestalter zur Nutzung der Programme (z.B. 16 Jahre)
Kostenlose vs. Bezahlvariante: Die meisten kostenlosen Programme bieten auch Varianten mit mehr Funktionen an. Diese sind dann oft kostenpflichtig. Überprüft, welche Funktionen ihr tatsächlich benötigt.

Durch digitale Kommunikation im Team erwerbt ihr folgende Skills

  • verbales Ausdrucksvermögen
  • Einfühlungsvermögen
  • Kommunikationsfähigkeit
  • Konfliktmanagement
  • Kritikfähigkeit
  • Teamfähigkeit
  • Kooperationsbereitschaft
  • Zuverlässigkeit

Hilfreiche Links

Tools

Im Folgenden findet ihr eine kleine Auswahl an Programmen, die empfehlenswert sind. Ihr findet je ein Programm für die Bereiche E-Maildienst, Messenger, Teamchat, Videokonferenz, Entscheidungsfindung bzw. Abstimmungstool und Zusammenarbeit.

Euch überrascht vielleicht, dass beliebte Programme wie WhatsApp, Discord oder Zoom in dieser Auswahl nicht dabei sind. Hier findet ihr Tools, die ihr vielleicht noch nicht kennt. Es gibt Programme, die sind erst ab 16 Jahren nutzbar, geben eure Daten an Konzerne oder zu Werbezwecken weiter oder haben keine ausreichenden Schutzmaßnahmen wie Ende-zu-Ende Verschlüsselung, deshalb solltet ihr eure Tools so auswählen, dass alle Mitarbeitende teilhaben können und mit der Nutzung einverstanden sind.

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