Klasse Zukunft

Projektmanagement

Projektmanagement

Mit einem guten Projektmanagement könnt ihr euer Projekt selbstständig planen, steuern und dabei den Überblick über eure Aufgaben behalten.

Aus der Schülerfirmenpraxis

Die Schüler:innen der Schülerfirma JHP Company haben sich mit einem Online-Tool eine Arbeitsplattform eingerichtet mit der sie die laufenden Prozesse und den Bearbeitungsstand im Blick behalten. Die Schülerfirma hat fünf Kund:innen, bei denen Bilderausstellungen hängen, die halbjährlich ausgewechselt werden müssen. Das Online-Tool wurde eingerichtet, damit alle wissen, was noch zu tun ist und was bereits erledigt wurde. In diesem Video könnt ihr Einblicke in ihr Projektmanagement erhalten.

Aktuelles aus der Arbeitswelt

Wenn in der Arbeitswelt ein bestimmtes Projektziel in einer bestimmten Zeit von einzelnen oder vielen Personen erreicht werden soll und dafür mehrere Aufgaben erledigt werden müssen, braucht man ein Projektmanagement – egal ob ein neues Auto entwickelt, ein Restaurant eröffnet, eine Broschüre erstellt oder eine Veranstaltung geplant werden soll.

Projektmanager:innen schauen auf das, was getan werden muss und was dafür zur Verfügung steht. Das Projektmanagement beinhaltet das Planen und Steuern von Prozessen, damit bestimmte Ziele erreicht werden. Agil ist ein Projektmanagement, wenn flexibel, vorausplanend und integrativ gearbeitet wird. So können Aufgaben schnell, gemeinsam und möglichst unabhängig sowie selbstbestimmt erledigt und Anpassungen kurzfristig vorgenommen werden. Das Arbeiten wird agil, also „beweglicher“.

Projektmanger:innen gibt es überall dort, wo Projekte durchgeführt werden.

  • Projektmanagement z.B. in der Beratung, in der Softwareentwicklung, in der Veranstaltungsorganisation
  • Projektmanager:in
  • Prozessmanger:in
  • Projektmitarbeiter:in

Projektmanagement in Schülerfirmen

So funktioniert es

Allgemeine Informationen

Projektmanagement meint das Planen und Umsetzen eines Projekts, also ein Vorhaben mit einem Ziel und weiteren Vorgaben, wie Zeit, finanzielle Mittel und Mitarbeitende. Die Teilnahme bei einer Schülerfirmenmesse ist zum Beispiel ein Projekt.

Mit Projektmanagement-Tools könnt ihr für alle erkennbar machen, wer gerade woran arbeitet, was bereits erledigt wurde und welche Aufgaben noch offen sind.

Anwendungsmöglichkeiten in Schülerfirmen

Wie in einem richtigen Unternehmen gibt es auch in Schülerfirmen verschiedene Abteilungen mit unterschiedlichen Aufgaben. So werden z.B. in der Marketingabteilung Werbeaktionen geplant und durchgeführt, während die Geschäftsführung u.a. Personalfragen klärt und Jahresabschlussberichte erstellt. Um eure Arbeit gut zu strukturieren und die Ziele in der vorgegebenen Zeit zu erreichen, sind Projektmanagementkenntnisse und -Tools hilfreich.

Voraussetzungen und Rahmenbedingungen

  • Projekte könnt ihr digital oder analog managen. Ihr braucht also entweder digitale Endgeräte oder eine große Wand/Tafel.
  • Ihr müsst wissen, was euer Ziel ist, wer mitarbeitet und bis wann das Projekt fertig sein soll.
  • Im Projektmanagement ist es wichtig, einen guten Überblick über alle Arbeitsschritte zu haben und sich gegenseitig immer auf dem Laufenden zu halten. Die vorgestellten Projektmanagement-Tools können helfen, dass Prozesse und deren Fortschritt für alle sichtbar sind.

Schritt für Schritt zum Projektmanagement

Benennt euer Ziel (ca. 10 Minuten)

Egal ob euer Projekt eine Auftragsarbeit oder eine selbst entwickelte Idee ist – benennt das Ziel eures Projekts, das Datum, wann es fertig sein soll, welche Mittel (-Geld usw.) ihr dafür braucht und wer daran mitarbeitet. Formuliert z. B. so: „Das Projekt ist zu Ende, wenn wir am ________(Datum) mit ______________(Projektziel) fertig sind.“

Sollte eure Projektidee nicht konkret sein (wenn ihr z. B. entschieden habt, dass ihr glücklichere Kund:innen wollt), versucht, ein mess- und überprüfbares Ziel zu formulieren, etwa: „8 von 10 Kund:innen sagen, dass unser Essen gut schmeckt“.

Schreibt alle Schritte eures Projekts einzeln auf und bringt sie in die richtige Reihenfolge (ca. 30 Minuten)

Spielt gedanklich die Umsetzung des Projekts einmal komplett durch. Nehmt euch Zeit und überlegt, was ihr alles brauchen werdet, von wem ihr Genehmigungen oder Unterstützung braucht. Notiert jede einzelne kleine Aufgabe, die erledigt werden muss, auf einem Zettel oder im Projektmanagement-Tool. Spätestens jetzt solltet ihr überlegen, wie ihr eure Aufgaben festhalten und ob ihr ein Projektmanagement-Tool verwenden wollt. Hier und hier stellen wir euch zwei Anwendungen vor, die nach der Kanban-Methode funktionieren. Dann nehmt euch ca. 15-20 Minuten Zeit, um alle Schritte in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen. Was muss zuerst passieren, was danach? Ergänzt, wenn noch etwas fehlt, oder zieht Aufgaben zusammen, wenn es sinnvoll erscheint.

Überlegt euch, wer welche Aufgaben übernimmt und wann sie fertig sein müssen (20 Minuten)

Nun diskutiert und notiert, wer welche Aufgabe übernimmt. Wer könnte sie gut machen? Wer hat Lust mit einer Aufgabe Neues zu lernen? Unliebsame Aufgaben sollten auf alle verteilt werden. Schreibt zu jedem Schritt dazu, bis wann er fertig sein muss. Wenn ihr in Abteilungen arbeitet, solltet ihr zuvor die Aufgaben den Abteilungen zuteilen. Ihr solltet Meilensteine, also wichtige Termine, festhalten, zu denen einzelne Prozessschritte fertig sein müssen. Zum Beispiel müssen die Einladungen für den Weihnachtsbasar am 1.12. verteilt sein. Diese Meilensteine solltet ihr in der Projektplanung deutlich markieren.

Behaltet alles im Blick (10 Minuten)

Überlegt euch, wie ihr euch daran erinnert, immer nachzuschauen, ob ihr noch im Zeitrahmen oder schon zu spät dran seid. Nutzt Stand-up-Meetings oder Onlinemeetings, in denen ihr euch austauscht, wie es läuft. Diese sollten regelmäßig stattfinden und für alle verbindlich sein. Dort könnt ihr eure Aufgaben auch anpassen oder neu verteilen. Ihr könnt außerdem darüber sprechen, was gerade gut oder nicht so gut läuft.

Checkliste – darauf müsst ihr achten

Wenn ihr ein digitales Board verwendet, informiert euch gut darüber, wie eure Daten dort verarbeitet werden.
Am besten nutzt ihr nicht eure vollständigen Namen oder den Namen eurer Schule.
Schaut euch am besten vorher die Datenschutzerklärungen der Anwendungen an, die ihr für eure Arbeit verwenden wollt und besprecht eventuelle Probleme mit eurer pädagogischen Begleitung.

Mit Projektmanagement erwerbt ihr folgende Skills

  • Eigenverantwortung
  • Entscheidungsfähigkeit
  • Flexibilität
  • Leistungsbereitschaft
  • Lernbereitschaft
  • Sorgfalt
  • Verantwortungsbereitschaft
  • Zielorientiertes Handeln
  • Kommunikationsfähigkeit
  • Teamfähigkeit
  • Zuverlässigkeit
  • Organisationsfähigkeit
  • Zeitmanagement

Hilfreiche Links

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