Digitale Kommunikation im Team

Habt ihr euch neu gegründet oder bisher nicht über digitale Wege miteinander kommuniziert? Dann könnt ihr direkt zu Punkt 1. springen.

Falls ihr bereits seit einiger Zeit als Schüler:innenfirma arbeitet, solltet ihr als Erstes den momentanen Stand eurer internen Kommunikation besprechen: Welche Kanäle und Medien nutzt ihr bereits? Was funktioniert gut und wo seht ihr Probleme? Anschließend können euch die nächsten Schritte weiterhelfen.

Zunächst solltet ihr euch überlegen, welchen Zweck das Kommunikationsmittel erfüllen soll. Stellt euch die Frage: Wofür benötigen wir bestimmte Kommunikationswege? Außerdem solltet ihr darauf achten, dass alle die passenden Endgeräte wie Smartphones oder Tablets haben. Wenn ihr Dateien austauschen wollt, benötigt ihr eine Cloud oder ein E-Mail-Programm, welches über genügend Speicherplatz verfügt. Der E-Mail-Austausch ist generell geeignet, wenn ihr in Echtzeit miteinander reden müsst und die Nachrichten keine besondere Dringlichkeit haben. Geht es hingegen um kurze und eventuell dringliche Absprachen, eignet sich ein Messenger oder ein ähnliches Chat Tool. Wünscht ihr euch den direkten Kontakt und habt einiges zu besprechen (zum Beispiel in eurem wöchentlichen Teammeeting), könnt ihr eine Videokonferenz nutzen. Dafür benötigt ihr alle eine Kamera, eine stabile Internetverbindung und möglicherweise ein Headset. Benötigt ihr gleich mehrere Funktionen in einem Tool, eignen sich wiederum umfassendere Chat- und Kollaborationstools, bei denen ihr über verschiedene Chaträume verfügt, Dateien austauschen oder direkt eine Videokonferenz starten könnt.

Es ist wichtig, dass alle wissen, welches Kommunikationsmittel für welches Anliegen genutzt werden soll. So stellt ihr sicher, dass dringende Informationen rechtzeitig ankommen und die Anwendungen zum richtigen Zweck genutzt werden.

Welches Tool sich für euch eignet, hängt davon ab, was euch wichtig ist und ob ihr bereit seid, dafür zu bezahlen. Es gibt eine Menge kostenlose Tools, die ihr verwenden könnt, die aber teilweise nur einen geringen Speicherplatz haben oder keinen guten Schutz eurer Daten garantieren.

Behaltet auch im Blick, welche Tools eure Schule zur Verfügung stellt. Es gibt Schulen, die über Schullernplattformen verfügen und die ihr eventuell auch für eure Schüler:innenfirma nutzen könnt. Fragt einmal bei der verantwortlichen Lehrkraft nach, ob eure Schule bereits Kommunikationslösungen anbietet. Klärt die folgenden Fragen im Team und überlegt gemeinsam, was euch besonders wichtig ist.

• Steht euch Geld für eine Software oder eine App zur Verfügung?
• Wie wichtig ist euch, dass die Betreiber der Software oder der App ihren Sitz in einem Land mit anerkanntem gutem Datenschutz haben?
• Wieviel Speicherplatz benötigt ihr (gilt zum Beispiel für E-Mail-Accounts)?
• Welchen Stellenwert hat eine einfache und intuitive Handhabung für euch?
• Über welche Funktionen muss die Anwendung verfügen?

Für eine gute digitale Kommunikation ist es wichtig, gemeinsam Regeln festzulegen. Wichtig ist, dass ihr diese Regeln gemeinsam aufstellt und alle dem Regelkatalog zustimmen. Hier sind einige Hilfestellungen:

• Wann seid ihr zu erreichen und wann nicht? (Vielleicht möchtet ihr nicht am Wochenende oder nach 18 Uhr angeschrieben werden.)
• Wie werden Termine eingehalten und wann werden Termine abgesagt?
• Während einer Videokonferenz (vor allem, wenn ihr ein großes Team seid): Braucht ihr eine Moderation? Ein Protokoll? Wer bereitet den Termin vor? Wenn eine Person etwas kommentieren möchte oder etwas zu sagen hat, dann gibt es in vielen Videokonferenz Tools die Möglichkeit eine (virtuelle) Hand zu heben oder ihr schreibt euren Namen in den Chat, damit die Moderation weiß, dass ihr etwas sagen wollt.

ACHTUNGSZEICHEN Onlinekommunikation ist nicht das Gleiche wie ein persönliches Gespräch: Konflikte können gerade bei der schriftlichen Kommunikation entstehen, wenn beispielsweise der Tonfall unterschiedlich interpretiert wird. Ironie solltet ihr daher in der schriftlichen Kommunikation besser lassen. Versucht euch klar und sachlich auszudrücken und sprecht im Team regelmäßig darüber, wie es euch mit der Kommunikationsweise geht.

ACHTUNGSZEICHEN Wenn man in einem Team mehrere Kommunikationstools nutzt, kann es schnell passieren, dass man den Überblick verliert oder die benötigten Informationen nicht direkt findet, weil man sie an einem anderen Ort vermutet. Stellt sicher, dass ihr einen guten Überblick behaltet und alle wissen, welches Tool sie für welchen Zweck nutzen und wo welche Informationen abgelegt werden (Beispiel: Nutzt ihr immer den gleichen Link für eure wöchentliche Videokonferenz? Wissen alle, wo der zu finden ist?).